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Klinikum Emden spart mit automatisierten Dokumentenprozessen

[[21.12.15]] +++ Die Binsenwahrheit, dass eine Prozessautomatisierung Betriebskosten senkt, hat IT-Leiter Jochen Fleßner vom Klinikum Emden keine Ruhe gelassen: In einem Dokumentenmanagement-Projekt konnte er die Prozesskosten tatsächlich um 20 Prozent senken. So reduzierte er etwa den Gerätebestand um 22 Prozent auf 250 Systeme. Im Rahmen der Abkehr von der bisherigen Infrastruktur aus Laserdruckern und Kopierern, bei der TA Triumph-Adler assistiert hat, wurde auch eine Steuerungszentrale implementiert. Mit diesem Cockpit hat das Fleßner-Team nun einen Statusüberblick über alle Drucker- und Multifunktionssysteme, kann Verbrauchsmaterial bestellen und Technikereinsätze koordinieren.

Dokumenten-Prozesse automatisieren, vereinfachen und damit beschleunigen, das waren die Ziele eines großen Projekts für die IT-Abteilung im Klinikum Emden. Im Frühjahr 2014 fiel der Startschuss: Das Team von IT-Leiter Jochen Fleßner und Spezialisten von TA Triumph-Adler schafften die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern ab und ersetzten sie durch eine bedarfsoptimierte Ausstattung.


Der Gerätebestand ließ sich dabei um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren. Leistungsfähige Managed Document Services inklusive Monitoring sorgen seither dafür, dass Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. „Um effizienter zu arbeiten, digitalisieren wir fortlaufend unsere Klinikprozesse. Der Einsatz von Tablets zum Beispiel bei der Visite ist mittlerweile völlig normal“, berichtet Ulrich Pomberg, Geschäftsführer des Klinikums. „Unsere IT ist eine treibende Kraft und die Automatisierung des Dokumenten-Managements ein wichtiger Bestandteil.“


Das Gesamtkonzept ist in das IT-Management des Klinikums Emden integriert. Grundlage für automatisierte Prozesse war die Implementierung von TA Cockpit. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionssysteme verschafft. Hier kann das Team rund um Jochen Fleßner Status-Meldungen abrufen, Verbrauchsmaterial bestellen und Technikereinsätze koordinieren.


Das spart viel Geld: Mit allen Maßnahmen konnte das Klinikum seine Kosten um mehr als 20 Prozent senken. Ein weiterer Vorteil: In der Vergangenheit gab es oft einen überhöhten Tonerbestand, was ebenfalls reguliert und dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden konnte.


In einigen Bereichen hat das Klinikum Emden zudem die Follow2Print-Lösung Aqrate von TA Triumph-Adler eingeführt. Auf diese Weise können Anwender Dokumente mit vertraulichen Daten als Druckauftrag speichern und zu einem späteren Zeitpunkt nach Authentifizierung am Drucker abholen. Jochen Fleßner: „Damit erzielen wir die notwendige Sicherheit und geben unserem Personal darüber hinaus ein effizientes Tool an die Hand, das die Arbeitsorganisation erheblich erleichtert.“


Hier geht’s zu TA Triumph-Adler



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