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25. August 2016

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Personalprozesse inklusive Dokumentensteuerung

Personalmanagement mit SAP


Die Verzahnung von Dokumenten und Infotypen bei Prozessen im Umfeld der SAP-Personalplanung ist für viele Bestandteil der täglichen Arbeit. Eine neue Lösung macht es möglich, die übergreifende Nutzung von SAP-Standardtechnologien in einer Oberfläche zu integrieren.

Elektronische Personalakten auf Basis des SAP NetWeaver Folders Management (vormals SAP Records Managements) sind mittlerweile weit verbreitet. Im personalwirtschaftlichen und organisationalen Kontext besteht jedoch häufig der Bedarf, Akten auch zu anderen Objekten als Personen zu generieren – z. B. zu Planstellen oder zu Organisationseinheiten. So auch bei einer Organisation des öffentlichen Bereichs. Auf Basis von verschiedenen SAP-Technologien – wie SAP Learning Solution, SAP NetWeaver Folders Management, SAP Smart Forms sowie SAP ArchiveLink und einem integrativen Add-on – konnten umfangreiche Entstehungs- und Änderungsprozesse von Objekttypen der SAP Learning Solution prozessgesteuert nachgehalten und in elektronischen Akten an Trainingstypen gespeichert werden.

Fachliche Prozesse und Anforderungen

Unsere Beispielorganisation des öffentlichen Bereichs verwaltet ihre umfangreiche Ausbildungslandschaft mit der SAP Learning Solution. Die Entstehung, Planung und Änderung von Schulungen, Trainings und Ausbildungen sind im Unternehmen an einen aufwendigen Prozess gekoppelt. In diesem Prozess werden die einzelnen Ausbildungen Schritt für Schritt von verschiedenen Stellen und Personen über einen längeren Zeitraum hinweg gemeinsam erarbeitet. Im Rahmen dieser Entstehungs- und Änderungsprozesse werden Ausbildungsziele ausgeprägt und beschrieben, Rahmenbedingungen festgelegt, strategische Vorgaben definiert oder Genehmigungsgänge durchlaufen. Dabei entstehen neben den eigentlichen Planungs- und Verwaltungsdaten (Bezeichnung, Dauer, Ablauf, Preise etc.) auch Dokumente (Word, Excel, PDF), Protokolle, Vermerke oder Notizen. Die fachliche Anforderung ist in diesem Beispiel bzw. in diesen Prozessen gebündelt in einem SAP-System abzubilden. Alle Daten inklusive der Dokumente sind in der Standardanwendung SAP Learning Solution zu integrieren.

Herausforderung

In SAP Learning Solution werden Trainings, Schulungen und Ausbildungen im Wesentlichen mit sogenannten Objekttypen dargestellt. Diese Objekttypen sind über Verknüpfungen miteinander verbunden und ergeben eine Struktur der Ausbildungslandschaft. Die notwendigen Planungs- und Verwaltungsdaten werden als Infotypen an den jeweiligen Objekten gespeichert. Eine Ausbildungsart – wie z. B. eine Microsoft-Outlook-Schulung – wird über den Objekttyp „Trainingstyp“ definiert. Am Trainingstyp werden allgemeine, für die Schulungs-Administration notwendige Daten hinterlegt. Im Standard von SAP Learning Solution wird ein Trainingstyp über eine sogenannte Maßnahme angelegt bzw. geändert, bei der die einzelnen Infotypen nacheinander zur Pflege durchlaufen werden.

Maßnahmen haben den Nachteil, dass sie ausschließlich Infotypen prozessieren. Dokumente oder Genehmigungsroutinen können nicht eingebunden werden. Außerdem ist es notwendig, dass Maßnahmen am Stück und in einer fest definierten Reihenfolge durchlaufen werden. Zudem können Maßnahmen nicht von mehreren Personen gemeinsam bearbeitet werden. Prozessrelevante Dokumente sind nicht ohne Weiteres direkt an Trainingstypen speicherbarr, und Genehmigungsläufe sind ggf. nur über die Nutzung von SAP Business Workflow realisierbar.

Realisierung

Die beschriebenen Anforderungen können mit einer kundenspezifischen Projektlösung des Add-ons HE-S Integration Suite (HCM PD) realisiert werden, die am besten als zeitraumunabhängige Maßnahme mit Dokumentenverarbeitungs- und Aktengenerierungsfunktion beschrieben werden kann. Dazu wurden die benötigten Prozessschritte zu einem Gesamtprozess zusammengefasst (etwa die Anlage eines Trainingstyps oder die Evaluation eines Trainings). Als Prozessschritte wurden entweder Infotypen, Dokumentvorlagen oder Formulare definiert (vom Typ SAP Smart Forms oder SAP Interactive Forms by Adobe). Die über das Customizing hinterlegten Prozesse und ihre einzelnen Schritte werden dann mit der Anwendung des Add-ons ausgeführt. Eine übersichtliche Anwendungsoberfläche in der Benutzeroberfläche SAP GUI listet die definierten Prozessschritte in einer tabellarischen Darstellung auf und bietet die Möglichkeit, die Schritte (d. h. die Infotypen oder Dokumente) anzulegen und zu ändern. Jeder Prozessschritt kann einem anderen SAP-Benutzer zur Bearbeitung zugeordnet werden. Über einen separaten Arbeitsvorrat können zugeordnete Benutzer dann ihre Schritte zugriffsgesteuert abarbeiten.


SAP-Add-on HE-S Integration Suite (HCM PD)

Die Anwendungsoberfläche bietet darüber hinaus noch eine Statusverwaltung, eine Notizfunktion, eine Protokollierung und einzeln definierbare Freigabeprozesse. Nachdem alle erforderlichen Infotypen, Dokumente, Mitzeichnungen und Freigaben erfolgt sind, wird der Gesamtprozess abgeschlossen. Dabei werden alle aus diesem Prozess entstandenen Dokumente (Protokolle, Notizen, Microsoft Office Dokumente, SAP Smart Forms etc.) in einer elektronischen Akte zu dem Trainingstyp in SAP NetWeaver Folders Management gespeichert. Diese elektronische Akte wird automatisch generiert. Die (Trainingstyp-)Akte kann u. a. über SAP-Anwendungen – z. B. über das dynamische Auskunftsmenü der SAP Learning Solution – direkt aufgerufen werden. Die Infotypen werden, wie im SAP-Standard auch, in der Datenbank der SAP Learning Solution (PCH) gespeichert. Administrative Tools – wie z. B. eine Recherchetransaktion sowie ein eigenes Berechtigungsobjekt – komplettieren das Add-on.

Das Add-on ist eine einfach zu nutzende Technologie. Nach der Installation über die SAP-Transportlandschaft kann das Customizing sofort starten. Die Anbindung an Objekttypen der Personalentwicklung und der Personaladministration ist möglich. Die Prozesse und Prozessschritte sind in einem eigenen Customizing je nach Bedarf frei definierbar und können mit umfangreichen Parametern und Variablen (Infotypvarianten, Klassen, Mussschritt- oder Freigabedefinitionen etc.) detailliert ausgeprägt werden.

Als technische Grundlage werden SAP-Standard-Technologien zur Ablage der Dokumente genutzt. Dazu gehören: SAP-Formulare (wie z. B. SAPscript, SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe), SAP Business Workflow, SAP ArchiveLink und SAP NetWeaver Folders Management. Gemeinsam mit der fachlichen Kernanwendung SAP Learning Solution werden diese Technologien in der Oberfläche von HE-S Integration Suite (HCM PD) integriert. Dadurch wird ein Werkzeug zur Verfügung gestellt, dass eine hohe Effizienz zur Prozesssteuerung bzw. Prozessdokumentation für jede Fachabteilung sicherstellt.

Die Benachrichtigung der Sachbearbeiter kann auf zwei Arten erfolgen: passiv oder aktiv. Die passive Benachrichtigung erfolgt auf Basis von sogenannten Sichten, die es jedem Sachbearbeiter ermöglichen, über den Arbeitsvorrat einen zentralen Einstieg in „seine“ Prozesse zu gewährleisten. Je nach Organisationsstruktur des Unternehmens kann eine aktive Benachrichtigung genutzt werden.

Dabei wird über SAP Business Workflow und das Organisationsmanagement in SAP ERP HCM die Zuweisung der Prozessschritte realisiert. Dadurch ist es möglich, Standardfunktionalitäten von Business Workflow wie Vertreterregelungen, Mailinformation etc. zu nutzen.

Die Erstellung der Dokumente kann auf Basis von SAP SAPscript, SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe oder auch mit Produkten der Dokumentenerstellung von Drittanbietern erfolgen. Die Verwaltung der Dokumente über SAP-Standards – wie SAP ArchiveLink oder SAP Knowledge Provider – stellt die revisionssichere Ablage sicher (vorausgesetzt, es wird ein revisionssicheres Ablagesystem genutzt). Grundsätzlich sind die Dokumente in den Prozessen von HE-S Integration Suite (HCM PD) direkt aufrufbar. Optional steht über eine Aktenschnittstelle von HE-S Integration Suite (HCM PD) die prozessübergreifende Nutzung von SAP NetWeaver Folders Management oder auch von Nicht-SAP-Infrastrukturen – wie z. B. aconso für Akten – zur Verfügung.

Durch die konsequente Nutzung der Objektorientierung wird eine hohe Flexibilität für Anpassungen mit klar abgrenzbaren Aufwänden geschaffen. Auf diese Weise ist es ermöglicht, viele Anforderungen des Kunden ohne Modifikation des SAP-Systems und des Add-ons HE-S Integration Suite (HCM PD) umzusetzen.

www.heckcon.de



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